İşlenen Veriler

Q-GANG'ın faaliyetleri kapsamında gerekli olduğu ölçüde;

hesap ve oturum bilgileri,
profil ve iletişim bilgileri,
profil görselleri ve kullanıcı tarafından sağlanan diğer içerikler,
doğum tarihi ve benzeri profil bilgileri,
üyelik, görev ve rütbe kayıtları,
yayın, yorum ve diğer içerik kayıtları,
rozet ve kurumsal kazanım kayıtları,
disiplin kayıtları,
bütçe ve işlem kayıtları,
Aster ile gerçekleştirilen etkileşimler,
teknik güvenlik ve işlem kayıtları,
kişisel veri başvuruları

işlenebilir.

Yeni bir veri kategorisinin işlenmesi, yalnızca teknik olarak toplanabilir olması nedeniyle başlatılamaz. Verinin Q-GANG bakımından belirli ve meşru bir işleme amacının bulunması gerekir.

Erişim ve Yetkilendirme

Kişisel verilere erişim, görevin gerektirdiği ölçüyle sınırlıdır.

Yönetim rütbesi tek başına bütün kişisel verilere erişim hakkı vermez. Özel nitelikte veya sınırlı erişim gerektiren alanlar için ayrıca yetkilendirme yapılabilir.

Bir görevin sona ermesi veya erişim ihtiyacının ortadan kalkması hâlinde ilgili erişim yetkisi kaldırılır.

Teknik erişim imkânının bulunması, verinin görev amacı dışında görüntülenmesi veya kullanılması için yetki oluşturmaz.

Profil Verilerinin Görünürlüğü

Kullanıcıların e-posta adresleri genel profilde gösterilmez.

Doğum tarihi gibi kişisel profil bilgilerinin diğer kullanıcılara hangi kapsamda gösterileceği, ilgili verinin niteliği ve kullanıcının görünürlük tercihleri gözetilerek belirlenir.

Kullanıcının kendisine ait verilere erişimi ile diğer kullanıcıların aynı verilere erişimi birbirinden ayrı değerlendirilir.

Yayın, yorum, rozet ve benzeri içeriklerin görünürlüğü, ilgili sistemin kendi erişim ve yayımlama kurallarına tabidir.

Kişisel Veri Başvuruları

Kullanıcı; kendisiyle ilgili kişisel veriler hakkında bilgi talep edebilir, erişebildiği verilerin düzeltilmesini isteyebilir ve şartları oluştuğunda hesabının kapatılması ile kişisel verilerinin silinmesi veya anonimleştirilmesi için başvuruda bulunabilir.

Başvurular kayıt altına alınır ve başvuru sahibi tarafından takip edilebilir.

Başvurular yalnızca başvuru sahibi ile bu amaçla yetkilendirilmiş kişiler tarafından görüntülenebilir.

Yetkilendirilmiş görevli, olağan bilgi ve düzeltme başvurularını inceleyip sonuçlandırabilir.

Hesabın kapatılması ile kişisel verilerin silinmesi veya anonimleştirilmesine ilişkin nihai işlem LİDER tarafından gerçekleştirilir veya onaylanır.

Veri Kopyasının Edinilmesi

Kullanıcıya, sistemde kendisiyle ilişkilendirilen uygun kişisel verilerin bir bölümünü taşınabilir bir formatta edinme imkânı sağlanabilir.

Sunulan veri çıktısının kapsamı, teknik güvenlik, üçüncü kişilerin hakları ve yalnızca kurum içi tutulması gereken kayıtlar gözetilerek belirlenir.

Veri çıktısının sunulması, Q-GANG bünyesinde kullanıcıyla ilişkili bütün teknik ve kurumsal kayıtların eksiksiz kopyasının verilmesi anlamına gelmez.

Hesap, Üyelik ve Veri İmhasının Ayrılığı

Platform hesabının kapatılması, Q-GANG üyeliğinin sona ermesi ve kişisel verilerin silinmesi veya anonimleştirilmesi birbirinden ayrı işlemlerdir.

Bu işlemlerden birinin gerçekleşmesi diğerlerinin kendiliğinden gerçekleştiği anlamına gelmez.

Üyeliğin sona ermesi veya hesabın kapatılması hâlinde, saklanması için geçerli bir sebep bulunan kayıtlar ilgili saklama süresi boyunca korunabilir.

Saklama Esasları

Kişisel veriler, işlenme amaçlarının veya saklanmalarını gerektiren hukuki ya da kurumsal sebeplerin devam ettiği süre boyunca tutulur.

Varsayılan saklama süreleri şöyledir:

Kayıt	Saklama Süresi
Okunmuş bildirimler	90 gün
Aster konuşmaları	90 gün
Kullanılmayan görseller	30 gün
Sonuçlanmış kişisel veri başvuruları	3 yıl
Veri imha işlem kayıtları	En az 3 yıl

Belirli bir veri kategorisi için daha uzun süre saklamayı gerektiren geçerli bir sebep varsa ilgili kayıt bu sebebin gerektirdiği süre boyunca korunabilir.

Saklama süresinin dolması, teknik sistem tarafından açıkça otomatik imha öngörülmedikçe verinin aynı anda kendiliğinden silindiği anlamına gelmez.

Saklama İncelemesi

Saklama kapsamındaki kayıtlar en geç 30 günlük aralıklarla incelemeye tabi tutulur.

İnceleme; saklama süresi dolan veya artık işlenmesini gerektiren sebep bulunmayan kayıtların belirlenmesini sağlar.

İnceleme işlemi tek başına veri imhası oluşturmaz. Silme veya anonimleştirme, ilgili veri kategorisi için öngörülen usule göre ayrıca gerçekleştirilir.

Silme ve Anonimleştirme

Saklanmasını gerektiren sebep ortadan kalkan kişisel veriler, verinin niteliğine göre silinir veya ilgili kişiyle ilişkilendirilemeyecek şekilde anonimleştirilir.

Silme veya anonimleştirme işlemi, üçüncü kişilerin haklarını, kurumsal kayıtların bütünlüğünü veya saklanması gereken diğer kayıtları gereksiz biçimde ortadan kaldıracak şekilde uygulanmaz.

Bir kayıt kişisel verilerden ayrıştırılarak korunabiliyorsa, gerekli hâllerde kişisel bölüm silinerek veya anonimleştirilerek geri kalan kurumsal kayıt muhafaza edilebilir.

Gerçekleştirilen imha işlemleri denetlenebilir şekilde kayıt altına alınır.

Kurumsal Hafıza

Kurumsal hafıza, belirli kayıtların korunması bakımından dikkate alınabilir; ancak kişisel verilerin süresiz saklanması için tek başına yeterli gerekçe oluşturmaz.

Rozet, yayın, üyelik geçmişi veya kurumsal işlem gibi tarihsel kayıtların korunması gerekiyorsa mümkün olduğu ölçüde kişisel veri miktarı azaltılarak kayıt bütünlüğü korunur.

Aster Verileri

Aster ile gerçekleştirilen konuşmalar ve bunlarla bağlantılı kişisel veriler, hizmetin sunulması ve kurumsal işlevlerinin yürütülmesi için gerekli olduğu ölçüde işlenebilir.

Aster konuşmaları için varsayılan saklama süresi 90 gündür.

Bir konuşmanın ayrıca kurumsal kayıt niteliği kazanması hâlinde, yalnızca gerekli kısmı ilgili kayıt sistemine aktarılabilir ve tabi olduğu kayıt türünün saklama esaslarına göre korunabilir.

Dış Hizmet Sağlayıcıları

Q-GANG'ın çalışması için kullanılan dış hizmet sağlayıcılarına kişisel veri aktarılması veya bu sağlayıcıların verilere erişebilmesi hâlinde aktarımın amacı, kapsamı ve gerekliliği değerlendirilir.

Dış hizmet yalnızca teknik olarak elverişli olduğu için gereğinden fazla kişisel veri aktarılamaz.

Sağlayıcının niteliği, verinin işlendiği yer, güvenlik tedbirleri ve uygulanabilir veri aktarım güvenceleri gerektiğinde ayrıca değerlendirilir.

Yeni bir dış hizmet sağlayıcısı kullanılmadan veya mevcut hizmetin veri işleme biçimi önemli ölçüde değiştirilmeden önce kişisel veri etkisi göz önünde bulundurulur.

Dış İçerikler

Üçüncü taraflardan yüklenen görsel, video veya benzeri dış içeriklerin kullanıcı hakkında üçüncü tarafa teknik veri aktarımına yol açabileceği durumlarda, mümkün olduğu ölçüde içerik kullanıcı tarafından yüklenmeden önce bekletilir veya kullanıcı bilgilendirilir.

Aydınlatma ve Çerez Metinleri

Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin kullanıcı bilgilendirmeleri ile çerezlere ilişkin açıklamalar ayrı metinler hâlinde yayımlanabilir.

Bu metinler Yönergenin yerine geçmez ve Yönerge de kullanıcıya yapılması gereken bilgilendirmenin yerine kullanılamaz.

Yayımlanan metinlerde yapılan değişiklikler sürümlendirilebilir ve önceki sürümler kurumsal kayıtta korunabilir.

Bu metinlerin yayımlanması LİDER'in yetkisindedir.

Güvenlik ve Kayıt Bütünlüğü

Kişisel verilerin yetkisiz erişime, değiştirmeye, açıklamaya veya kayba karşı korunması için verinin niteliğine uygun teknik ve idari tedbirler uygulanır.

Kişisel verilere ilişkin önemli yönetim işlemleri, başvurular, yetkilendirmeler ve imha işlemleri gerektiği ölçüde sonradan denetlenebilir biçimde kayıt altına alınır.

Güvenlik kayıtları yalnızca güvenlik, denetim ve sistem bütünlüğü amaçlarıyla kullanılabilir.

Teknik sistemler, mümkün olduğu ölçüde bu Yönergedeki erişim ve veri koruma esaslarını doğrudan uygulayacak şekilde yapılandırılır.

Teknik bir imkânın bulunması, bu Yönergede öngörülmeyen bir veri işleme veya erişim yetkisi oluşturmaz.

Teknik sistem ile yürürlükteki düzenleme arasında farklılık bulunması hâlinde sistem, düzenlemeye uygun hâle getirilir.

KODEKS